4 Master Data Management implementatie-stijlen

Heeft u uw klantgegevens in meerdere systemen opgeslagen? Dan is het een goed moment om na te denken over Master Data Management.
Aangezien gegevens op meerdere plekken zijn opgeslagen is het lastig om alle informatie van uw klanten te vinden. Bovendien is daardoor het onderhouden van die gegevens erg complex, zoals bijvoorbeeld bij verhuizingen. En ook de controle van uw klantenbestand tegen sanctielijsten is op die manier geen sinecure.

Wie gaat nadenken over Master Data Management schrikt vaak van verhalen over complexe, dure en langlopende projecten. Helaas klopt dat vaak, maar meestal komt dat door te hoge ambities, een te complex product of een te grootschalige aanpak.
Om successen te kunnen boeken is het van belang om stap voor stap te groeien in MDM.

Registry en consolidation stijl

Stap één voor een succesvolle MDM-implementatie begint met de keuze van de MDM-stijl. Er worden meerdere stijlen onderscheiden en voor een eerste stap is het raadzaam te kiezen voor de registry of consolidation stijl.
Bij die stijlen worden de gegevens vanuit meerdere bronnen samengebracht, met elkaar gematcht en worden daaruit Golden Records gecreëerd. Ook ontstaat een verwijsindex, waarmee inzichtelijk wordt in welke bronnen een klant is opgenomen.

Vaak vindt bij de registry of consolidation stijl de aanlevering van de gegevens in batches plaats, bijvoorbeeld eens per week of eens per maand. De actualiteit is bij deze stijl vaak minder essentieel, maar u heeft wel snel inzicht in de overlap van gegevens vanuit de verschillende bronnen (dubbelen) en in de kwaliteit van die gegevens. Onderlinge verschillen worden duidelijk, zodat over en weer optimalisaties mogelijk zijn.

Heeft u te maken met veel verschillende bronsystemen, begin met bijvoorbeeld twee of drie bronnen en breid dat gaandeweg uit. Begin klein, lever snel resultaat en bouw daarna verder aan het klantbeeld. Op die manier creëert u zichtbaarheid in de organisatie, zien anderen de meerwaarde en kunt u sneller van de voordelen profiteren.

Coëxistence stijl

In de eerste twee stijlen van MDM was de focus vooral gericht op de consolidatie van gegevens uit meerdere bronnen. Een nuttig inzicht en op basis daarvan is het natuurlijk mogelijk om over en weer gegevens in de verschillende bronsystemen te actualiseren en te synchroniseren.

Heeft u de smaak te pakken en bent u klaar voor de volgende stijl? Stijl drie gaat verder dan alleen consolidatie en voorziet in een continue synchronisatie van de bronsystemen. Deze stijl wordt de coëxistence stijl genoemd.

In de coëxistence stijl blijven de verschillende systemen hun eigen gegevens onderhouden, maar bieden hun nieuwe en gewijzigde gegevens real-time aan bij het MDM-systeem. Uiteraard wordt ook nu gematcht om overeenkomstige klanten te traceren, waarbij nieuwe Golden Records worden gecreëerd en bestaande Golden Records worden geactualiseerd. Het MDM systeem geeft daardoor steeds een actueel beeld.

Door de juiste regels in te stellen kan van ieder gegeven precies worden bepaald welk bronsysteem daarvoor leidend is. Natuurlijk kan ook op basis van een laatste wijzigingsdatum de prioriteit worden bepaald, zodat telkens het meest actuele adres wordt vastgelegd in het Golden Record. Een combinatie van merging regels voor het samenstellen van de gegevens van het Golden Record geeft de beste resultaten.

Kern van de coëxistence stijl is dat van iedere wijziging van het Golden Record direct terugkoppeling wordt gegeven aan de bronsystemen die aan dat Golden Record gekoppeld zijn. Het verwerken van bijvoorbeeld een adreswijziging of het verrijken met gegevens die in een andere bron bekend zijn wordt daarmee wel heel eenvoudig.

Natuurlijk zijn er nog wel aandachtspunten. Zo zal een systeem voor pensioenen natuurlijk niet zonder meer een wijziging van geboortedatum of geslacht overnemen, tenzij die informatie vanuit bijvoorbeeld de basisregistratie personen (voorheen GBA) wordt aangeleverd. De regels van een MDM-systeem moeten daarmee rekening houden en moeten uiteraard configureerbaar zijn.

Met een MDM-systeem gebaseerd op de coëxistence stijl heeft u een uitstekende basis voor het inrichten van een Mijn-omgeving. Uw klanten kunnen via die omgeving een deel van hun gegevens zelfstandig beheren en door het updaten van de Golden Records met die informatie, worden direct ook uw bronsystemen geactualiseerd. Althans, als u daarvoor kiest.

Centralised data

Eerder hebben we het gehad over de eerste drie stijlen van Master Data Management. Als eerste twee stijlen de registratie en consolidatie van gegevens tot Golden Records en als derde stap de coëxistence stijl waarbij zowel in de bronsystemen als op de Master Records gemuteerd kan worden. Uiteraard met een continue synchronisatie van deze gegevens.

Het volgens sommige ultieme Master Data Management gaat nog een stap verder. In deze fase is er sprake van Master Data die centraal is opgeslagen en wordt beheerd. Deze gegevens moeten door alle aangesloten systemen verplicht worden gebruikt. Mutaties worden als gevolg daarvan alleen nog op de Master Data doorgevoerd. Op die manier ontstaat een ware Master - Slave relatie.

In de ideale situatie worden de gegevens alleen nog opgeslagen in het MDM-systeem. Helaas is het niet altijd mogelijk om de Master - Slave relatie zo nadrukkelijk te formaliseren. Veel organisaties werken met standaard pakketten en meestal kunnen die niet functioneren zonder dat de relatiegegevens in dat systeem zijn vastgelegd.

Door alleen mutatie van Master Records in het MDM-systeem toe te staan en van daaruit die mutaties te distribueren blijft de uniformiteit van gegevens gewaarborgd. De aangesloten applicaties zijn verplicht die gegevens over te nemen. Die applicaties zullen zich door het gebruik van een Master Record op dat record abonneren en blijven zo continue geïnformeerd over wijzigingen.

We hebben het gehad over de flexibiliteit van het datamodel. Nu MDM niet langer een verzameling is van gegevens uit aanleverende bronsystemen kan ook gekozen worden voor een andere, meer genormaliseerde, datastructuur.

Een ander aspect dat nog aandacht verdient is de datakwaliteit. Bij het centraal beheren van de Master Data in het MDM-systeem is het essentieel daar de validatie en standaardisatie van de gegevens uit te voeren. Controle aan de bron, dus op het punt van invoer, is van belang. Een First Time Right strategie, voorzien van adequate controles voorziet hierin.Die functionaliteit moet geïntegreerd zijn bij alle invoer- en wijzigfuncties, zodat aan de bron de noodzakelijke controles plaatsvinden.

Human Inference biedt met DataHub een oplossing die ook deze fase van Master Data Management ondersteunt. Ook bieden we adequate oplossingen voor controle van datakwaliteit aan de bron, First Time Right.